Normalisatie 2000+ (1996 edition)       
De wereld van het virtuele document
Prof.dr.ir. C.A.J. Simons

pagina gewijzigd: 3 juli 1998
Vragen of opmerkingen betreffende deze pagina

Het maken en distribueren van normen en hieraan gerelateerde documenten bevindt zich in een overgangsfase. De vertrouwde papieren documenten worden meer en meer gecreëerd met behulp van electronische hulpmiddelen, en de resultaten van dit creatie-proces komen steeds meer in electronische vorm beschikbaar. De "paperless" society is nog lang geen realiteit, gezien de voorliefde van velen om "voor de zekerheid" toch maar voor een "hard copy" (op papier) te kiezen. Dit gezien de huidige onvolkomenheden in de infrastructuur van de electronische communicatie welke de "portability" van papieren documenten in de meeste gevallen nog superieur maakt aan die van documenten in electronische vorm.

In het hiernavolgende zullen de karakteristieken van het papieren tijdperk en het tijdperk van de Electronische Databases worden besproken, waarna de naar mijn mening belangrijkste aandachtspunten voor het tijdperk van de Electronic Databases zullen worden belicht.

Papieren tijdperk:

	Impopulaire archieven: Deze nemen steeds maar meer ruimte in beslag. Bovendien zijn dergelijke archieven voor wat betreft ordelijkheid, afhankelijk van een goede discipline van velen in de organisatie wier hoofdtaak niet het beheren van archieven is.
	Verzending van informatie op papier naar abonnees, die deze informatie misschien niet gebruiken. Maar ja, ze staan nu eenmaal op de verzendlijst.
	Onzekerheid of de ècht geïnteresseerden wel op de hoogte komen van het bestaan van de informatie.
	Iedere updating leidt weer tot een nieuwe papierstroom. Hopelijk vervangt de ontvanger zijn oude document door de nieuwe versie.
	Er blijft onzekerheid bestaan of iedere betrokkene wel over dezelfde informatie beschikt.

Tijdperk van de "electronic databases":

	Papierstromen blijven achterwege.
	Elke betrokkene of geautoriseerd lid van de organisatie kan de benodigde informatie naar behoeven oproepen.
	Updating geschiedt gelijktijdig voor de gehele organisatie, dus iedere betrokkene kan beschikken over dezelfde informatie.
	Updating kan decentraal door geautoriseerde specialisten geschieden, waardoor doublures in data-inputwerk verdwijnen.
	Doublures in het verzamelen van gegevens verdwijnen.
	Mogelijk wordt: bewaren zonder ordners / opzoeken zonder bladeren / kopiëren zonder origineel.
	Een nadeel kan zijn: de database is vaak een geheugen zonder herinnering. Alleen de meest recente informatie is beschikbaar.

Taken van de normalisatie-afdeling in het tijdperk van de "electronic databases":

De invloed van de omgeving op de bedrijfsvoering wordt steeds groter. Op de gebieden van: kwaliteit van de organisatie, productveiligheid, milieuzorg, gezondheid, veiligheid op de werkplek, beeft men te maken met Europese of nationale regelgeving welke vaak uitmondt in verplichte of de facto verplichte certificatie-eisen van overheden, co-makers, afnemers en eindgebruikers. Hierdoor is de betekenis van externe (nationale / regionale / internationale) normen toegenomen ten koste van de in het bedrijf zelf opgestelde normen. We zien dan ook dat de huidige normalisatie-afdeling steeds meer de rol gaat vervullen van makelaar in informatie. Dit houdt o.a. in: externe informatie (zoals: normen, wetgeving, specificaties, toelichtingen etc.) verzamelen, geschikt maken voor het bedrijf en beschikbaar stellen / distribueren.

Waar vroeger stabiele organisatie-schema's regel waren, zien we tegenwoordig meer en meer dat de traditionele normalisatie-structuren met posities variërend van divisional standardization officers tot en met documentalisten en schrijvers van fabricagevoorschriften verdwijnen. Des te belangrijker wordt het dus dat medewerkers op ad hoc basis toegang krijgen tot informatie die tot voor kort per afdeling nog via een specialist kon worden verkregen, maar die nu slechts centraal beschikbaar is, gezien de verkleining of opheffing van stafafdelingen op afdelingsniveau ter wille van kostenbesparing.

Naast de hierboven genoemde taken die tot het beschikbaar stellen van informatie leiden, heeft de centrale normalisatie-afdeling, ten gevolge van het wegvallen van expertise op afdelingsniveau, nog minstens drie taken erbij gekregen. Deze zijn:

	helpen bij de interpretatie van normen (extern / intern);
	helpen bij de implementatie van normen
	coördineren van standpuntbepaling inzake bijvoorbeeld normvoorstellen in de commentaarfase.

Deze taken worden ook door de technieken ..... ..... het doel van normalisatie is het voorkomen / verwijderen van nodeloze verscheidenheid van informatie, ook bij het verzamelen, raadplegen en toepassen van informatie. Informatie moet niet in archieven verstoffen, zodat eenieder op eigen houtje feiten gaat verzamelen. Informatie moet in beweging blijven en gemakkelijk decentraal geraadpleegd kunnen worden. Systemen voor Electronic Databases helpen ons daarbij.

De volledige tekst is beschikbaar voor:
- NKN leden gratis, of
- niet leden voor een kleine donatie (minstens de copie en porto kosten)
  welk gebruikt zal worden voor de verdere ontwikkeling van NKN.